Dépenses et justificatifs
Les achats d'un espace et les pièces qui les justifient. Une dépense peut partir du justificatif : le ticket ou la facture est déposé, ses montants sont lus, ils sont vérifiés, et l'écriture comptable suit.
Les gestes
Déposer la pièce
Un justificatif se dépose depuis un ordinateur, un téléphone, ou une pièce jointe reçue par email. Les montants, la date et le fournisseur en sont lus, et restent modifiables.
Catégoriser
Chaque dépense se range dans une catégorie, qui porte son compte comptable. Des paquets de catégories prêts à l'emploi s'importent selon l'activité de l'espace.
Les dépenses qui reviennent
Un loyer, une assurance ou un abonnement se décrivent une fois, puis se créent d'eux-mêmes aux dates prévues.
Qui a payé
Une dépense avancée par un membre est enregistrée à son nom, et figure dans ce qui lui reste à rembourser jusqu'au remboursement.
Les kilomètres
Les frais kilométriques se calculent à partir de la distance et du barème en vigueur.
Ce qui manque
La liste des achats sans justificatif indique les pièces qui restent à joindre avant la fin de l'exercice.
Ce que ça touche ailleurs
- La comptabilité : une dépense validée passe son écriture, avec sa TVA déductible.
- Le rapprochement bancaire : la ligne bancaire correspondante se rapproche de la dépense.
- Les emails : une facture reçue en pièce jointe devient une dépense sans ressaisie.
- Les subventions : une dépense peut être rattachée à une subvention et figurer dans son compte rendu.